FAQ

Här har vi lyft de vanligaste frågorna kring denna e-tjänst

e-arkiv Stockholm är stadens elektroniska arkiv sedan 2010. Stadsarkivet tar ständigt emot och arkiverar den digitala informationen som skapas inom stadens förvaltningar, kommunala bolag och stiftelser, t.ex. från områden som skola, kultur, miljö, hamnen, Stockholm vatten, socialtjänst, ekonomi och mycket mer.

Du kan söka efter handlingar digitalt och ladda hem automatiskt utan avgift eller göra en beställning i e-arkivet.

Skriv in ditt sökord i fritextrutan, t.ex. namn, personnummer, handlingstyp, diarienummer eller adress. Är du osäker på exakt sökord eller stavning kan du använda stjärna (*) före och/eller efter ett sökord.

Det går även att förfina sökningen med hjälp av att välja och kombinera olika sökalternativ:

Period: När i tiden. Här kan du välja ett startdatum och ett slutdatum. Om du endast anger startdatum görs sökningen från det datumet fram tills nu. Om du endast anger slutdatum görs sökningen fram till det datumet.

Var: Geografisk plats i staden. Här kan du söka på en plats genom att välja stadsdelsområde, fastigehtesbeteckning eller gatuadress med hjälp av förvalda rullistor.

Varifrån: Kommunal verksamhet. Här kan du söka på en specifik förvaltning, kommunalt bolag och stiftelse (arkivbildare).

Filtyp: Olika lagringsformat. Här kan du välja om du vill söka på ett särskilt filformat, t.ex. bild och/eller dokument.

Avancerad: Här kan du söka på arkivbildare och i en arkivförteckning. Med arkivbildare menas här en myndighet i staden (förvaltning, kommunalt bolag, stiftelse) vars verksamhet har gett upphov till handlingar.

Handlingarnas spännvidd är stor både i ämnesområde och tid, från 1700-talets första hälft till idag. I den arkiverade informationen hittar du olika typer av handlingar, t.ex. betyg och omdömen, olika ärende- och beslutsdokument, diarier, webbplatser, ritningar och fotografier.

Varje sökträff innehåller information om data, så kallad metadata. Förutom metadata finns i de flesta fall även en fil knuten till informationen. Filen kan exempelvis bestå av ett dokument, en ritning eller en bild.

Sökresultatet visas i en träfflista. Det går att växla mellan sökresultaten i träfflistan med hjälp av flikarna Text, Bild och Karta. Om bildfliken eller kartfliken visar antal noll (0) beror det på att sökresultatet saknar bildmaterial eller geografisk information.

För mer information klicka på länken i ID-kolumnen. Välj Hämta fil för att automatiskt ladda ner en kopia av filen.

Om filen innehåller personuppgifter eller sekretess visas en kryssruta i kolumnen Beställ. Här kan du välja att skicka in en beställning till Stockholms stadsarkiv via e-arkivet. En handläggare på Stadsarkivet prövar frågan om utlämnande av allmän handling.

Tänk på att det är ett urval av den kommunala verksamhetsinformation som förvaras i e-arkivet. Om du inte får någon sökträff kan det bero på flera saker:

• Du kan ha stavat fel
• Det du söker finns inte i e-arkivet
• Det du söker publiceras inte i e-arkivet pga. sekretess eller tekniska hinder

Tips på hur du kan söka finns under "Hur söker jag i e-arkivet?" Under fliken Innehåll kan du läsa mer om vilken information som finns i e-arkivet. Hittar du inget där är informationen förmodligen kvar hos respektive förvaltning, bolag eller stiftelse.

För mer information kontakta Stadsarkivet:
Kontakta oss

All information i e-arkivet har klassats för att möjliggöra behandling och utlämnande i enlighet med dataskyddsförordning, GDPR och den svenska kompletterande dataskyddslagen (SFS 2018:218) samt Offentlighets- och sekretesslagen OSL (SFS 2009:400).

Klassningen styr om informationen kan publiceras och lämnas ut automatiskt eller om en manuell prövning måste ske. I de fall informationen inte kan publiceras i sin helhet går det att göra en beställning direkt i e-arkivet.

Viss sekretessreglerad information publiceras inte alls. Det betyder att den informationen varken går att söka fram eller beställas digitalt, samma gäller för stora databasleveranser. För mer information kontakta Stadsarkivet:
Kontakta oss

Du är också välkommen att besöka Stadsarkivet. Här kan du söka efter information i e-arkivet och skriva ut handlingen, exempelvis betyg, på plats. Förutsatt att ingen sekretess föreligger.

Markera kryssrutan för den eller de rader du vill göra en beställning för och klicka sedan på Lägg till beställning.

Dina aktuella beställningar hittar du under Mina beställningar.

För att slutföra din beställning behöver du fylla i dina kontaktuppgifter och acceptera GDPR regler. När din beställning är inskickad vidarebefordras den till en handläggare som prövar frågan om utlämnande av allmän handling.

Stadsarkivet behöver dina personuppgifter för att kunna söka fram och delge dig handlingarna du efterfrågar i e-arkivet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning. Dina personuppgifter kommer att sparas i ett år efter din senaste beställning.

Har du frågor kring detta kan du kontakta Stadsarkivets dataskyddsombud, Louise Högberg Louise Högberg

Beställningar upp till 5 Mb är kostnadsfria och levereras direkt från e-arkivet till den angivna e-postadressen. En avgift tillkommer för större bearbetningar och sammanställningar med 1000 kr per timme.